ITコンサル

お客様から、社内共有サーバーの老朽化と容量の逼迫、中身の整理不足による検索の不便さを解決する方法についてご相談を受けました。
Zoomによるヒアリングから、問題を洗い出しました。
日々の運用方法や、改善点について最善の方法を考えさせて頂きました。

老朽化した共用サーバーをどう置き換えるかは、普段どのようにサーバーへアクセスしているかによって最適な方法が変わります。
代表的な選択肢としては、次のようなものがあります。
■Dropbox
社外からアクセスする機会がある場合は、Dropboxなどのクラウドストレージが便利です。
誰がいつファイルを更新したかの履歴確認や世代管理もできるため、複数人での共有には適しています。
一方で、ストレージ容量やアカウント数に応じて月額費用が発生するため、ランニングコストがかかる点はデメリットです。
■外付けディスク
社内のPC（可能であればサーバー専用PC）に接続して利用する方法です。
サーバーPCの内蔵ディスクでも運用は可能ですが、将来的なPC交換やバックアップ対応を考えると、外付けディスクの方が柔軟に運用できます。
今回のITコンサルでは、社内の運用状況をヒアリングした結果、
「社外からアクセスする機会はほとんどない」「Dropboxはランニングコストが高い」といった理由から、外付けディスクによる運用を提案しました。
また、万が一のデータ消失に備えるため、RAID（レイド）によるディスクの二重化が可能な機器を選定しています。
なお、バックアップにはさまざまな方式があり、それぞれメリット・デメリットがあります。
利用環境によって最適な方法は異なるため、バックアップ設計だけでも一つの大きなテーマになりますが、今回は詳細な解説は割愛します。

新しい共用サーバーを導入する際、もう一つ重要になるのがフォルダ構成の整理です。
実際の運用を想定しながらフォルダ構成を決め、そのルールに従ってファイルを整理していきます。
例えば、
・業務ごとにフォルダを分ける方法
・取引先ごとにフォルダを分ける方法
などがありますが、どちらが適しているかは企業ごとに異なります。日頃の業務の進め方や社内の運用方法をヒアリングした上で、最も使いやすい整理方法を提案します。
このときポイントになるのが、既存サーバーのフォルダをどう扱うかです。
既存のフォルダまで新しいルールに合わせて整理し直そうとすると、かえって混乱を招くことがあります。
そのため、基本的には既存サーバーはそのままにしておきます。
そして既存のファイルを開いた際に、必要に応じて新しいサーバー側の適切なフォルダへ移動していく運用とすることで、無理なく整理を進めていきます。